El proceso de transformación digital en las empresas

Por Esther Pérez, gerente de Inforcasa Digital y miembro del Foro CATPE Gran Canaria

No todas las empresas son iguales ni tienen las mismas necesidades. Así como hay compañías que le sacan mucho partido a las redes sociales, hay otras que no necesitan tener una página en Facebook ya que su imagen de marca la pueden gestionar de diferentes maneras.

Partiendo de esa base, no todas las empresas requieren de un proceso de transformación digital, pero reconozcamos que a la gran mayoría le vendría bien innovar en la gestión de la empresa. No hace falta comprar el paquete completo, pero modificar aquellos procesos que afectan directamente a la productividad y a la mejora general de los resultados, no parece un mal plan.

En general, las empresas tienen un sistema clásico de trabajo, sobre todo aquellas que llevan varios años de funcionamiento. Mientras más grande es la compañía, es bastante probable que sus esquemas de trabajo no contemplen las herramientas digitales como vía de comunicación interna ni las personas como agentes del cambio. Es cierto también que hay honrosas excepciones, pero son las menos.

La transformación digital en una empresa requiere de muchos cambios en muchos niveles. Para empezar, y aquí entramos en lo más importante, requiere de un cambio de mentalidad. Es necesario reconocer que hace falta un cambio y tener claras las implicaciones. En líneas generales, la transformación digital trata de aplicar procesos de innovación y colaboración a nivel interno, que verán su repercusión en el exterior de la compañía.

Empecemos por el interior de la empresa. Aquí debemos trabajar en las vías de comunicación que utilizan los trabajadores para ejecutar los procesos. Hay infinidad de cuestiones que debemos plantearnos en este punto: ¿cómo sabe un empleado su papel en el proceso productivo de la compañía?, ¿utiliza herramientas de planificación en la nube para el control de tareas?, ¿informa a sus compañeros y jefes del estado de la producción a través de dichas herramientas?

En algunos casos, puede que el entusiasmo se nos venga abajo cuando descubramos las carencias digitales de nuestro personal. Aquí entra en juego la etapa de formación. Es imprescindible plantear una estrategia en esta línea a través de la cual los trabajadores adquieran o incrementen sus habilidades digitales y puedan aplicarlas a los procesos productivos. Esta estrategia de formación no debe ser un elemento puntual, debe convertirse en una costumbre dentro de la empresa y la compañía debe fomentar que los empleados se formen.

Todo este tiempo hemos hablado de los trabajadores y no es casualidad, son la pieza clave dentro de cualquier sistema de innovación. Las personas deben ser el eje de la transformación digital, no en vano son los que trabajan día a día en el entorno que pretendemos cambiar. Crear foros de discusión, establecer sistemas de comunicación internos para recabar ideas, fomentar el diálogo y premiar las iniciativas son algunas tácticas que debemos asumir en este proceso.

Y si hablamos de personas dentro de la empresa, debemos fijarnos en la cadena de mando. Es totalmente inviable llevar a cabo una transformación digital sin la confianza de la alta dirección. Estos procesos deben implantarse siempre desde las capas directivas hacia las productivas de la compañía. En este punto es donde se necesitan “creyentes”, directivos comprometidos con la nueva filosofía de la empresa y que transmitan el entusiasmo en sus departamentos, además de los procesos.

En este punto cabe destacar la importancia de detectar el talento en las organizaciones, conocer a las personas que trabajan con nosotros y saber en qué puntos son fuertes para potenciarlos. Algunas empresas incluso generan espacios para la creatividad y la colaboración dentro de sus organigramas. Otras crean departamentos para la experimentación, los “labs”. En ambos casos son entornos que fomentan la comunicación de los trabajadores y motivan su implicación en la compañía. Como dice Richard Branson, “mantener empleados satisfechos hace que se ocupen mejor de nuestros negocios”.

Pero la cosa no queda aquí. Hasta ahora hemos hablado de las personas y de las herramientas digitales. A veces, el planteamiento falla desde el origen, cuando nos damos cuenta que el equipamiento tecnológico de la empresa no es el adecuado. Sin la pata del hardware y de las conexiones, el proceso de transformación nace cojo. La empresa debe hacer un estudio de necesidades a este nivel para poder desarrollar bien la estrategia. Debemos perder el miedo a la utilización de móviles, relojes inteligentes y tabletas para los trabajos, la incorporación de ordenadores potentes o pantallas táctiles que mejoren la productividad. Y debemos garantizar también una buena conexión a Internet, que soporte todo este trasiego de datos. Siempre con cabeza, por supuesto, y con la idea de mejorar el rendimiento de las personas y los procesos.

Cuando cambiamos la transformamos la estrategia interna de la empresa hacia un uso inteligente del entorno digital, indefectiblemente la cambiamos en su faceta exterior. Desde la comunicación con clientes y proveedores, hasta la imagen que damos a la sociedad en general, todo repercute. Si la compañía pone en marcha, por ejemplo, un envío de mailings periódicos que le sirvan para medir la repercusión entre sus clientes, el resultado puede generar otros cambios en la estrategia comercial. Si utiliza herramientas en la nube de comunicación con sus proveedores, los procesos de distribución y satisfacción de los clientes mejorarán.

Todo esto nos lleva al Business Intelligence y a la buena utilización del Big Data. Las empresas generan cantidades ingentes de datos que por lo general se tiran a la basura, siendo estos datos imprescindibles para evaluar comportamientos pasados y predecir situaciones futuras. Estos datos deben sufrir un proceso de almacenaje digital, análisis y utilización por parte de las herramientas adecuadas.

Como decía Lord Kelvin: “lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Y para eso están las aplicaciones de Business Intelligence, herramientas que permiten analizar y predecir resultados basándose en la historia de la empresa.

Este proceso de transformación digital no es algo que se hace en un día, evidentemente, es una tarea para la que hay que elaborar una estrategia y realizarla por fases. Alcanzar el resultado final depende de la implicación de los actores y de la empresa. Es necesario marcar un plan de trabajo y no tener miedo a las ideas disruptivas. Ya lo decía Einstein, “la mente es como un paracaídas… Solo funciona si la tenemos abierta".

Para ampliar…

Infografía de Territorio Creativo. Resumen gráfico de la hoja de ruta de la transformación digital. 

¿Quién es Richard Branson? Perfil del fundador de Virgin en la Wikipedia. 

Lord Kelvin. Biografía de William Thomson, primer barón Kelvin, físico y matemático británico.

Claves. El diario Expansión ofrece las siete claves de la transformación digital en las empresas. 

Utilización del Big Data en las empresas. Cómo las grandes empresas lo utilizan en su estrategia de producto.

Herramientas de Business Intelligence. Análisis de cuatro aplicaciones de inteligencia empresarial.