La digitalización está cambiando profundamente la manera en la que autónomos y empresas gestionan su actividad. Sin embargo, digitalizar un negocio no consiste únicamente en sustituir documentos en papel por archivos digitales.

En este contexto aparece Orbaiu una aplicación diseñada para simplificar la gestión empresarial y ayudar a centralizar procesos relacionados con facturas, clientes, proveedores, bancos, cobros, pagos y documentación.

La filosofía de la app parte de un problema muy habitual: una empresa puede utilizar numerosas herramientas diferentes para realizar su trabajo diario. Las facturas pueden estar en un programa, los movimientos bancarios en la aplicación del banco, los documentos en carpetas, los datos de proveedores en otro sistema y determinadas operaciones en hojas de cálculo.

Esto provoca que los trabajadores tengan que dedicar una parte importante de su jornada a buscar información, comprobar datos y trasladarlos de un lugar a otro.

La app de Orbaiu busca reducir esa fragmentación.

¿Qué es la app de Orbaiu?

Orbaiu es una plataforma de gestión empresarial que pretende reunir y conectar diferentes elementos del funcionamiento administrativo de una empresa.

La aplicación permite trabajar con información relacionada con facturación, clientes, proveedores, operaciones y movimientos bancarios desde un entorno centralizado.

El objetivo no es únicamente almacenar información. Una de las ideas principales de Orbaiu es conseguir que los diferentes datos estén relacionados entre sí.

Por ejemplo, una factura no tiene por qué ser simplemente un PDF almacenado en una carpeta. Puede estar asociada a un proveedor, a una operación y posteriormente a un movimiento bancario que confirma que esa factura ha sido pagada.

Cuando esta información se encuentra conectada, resulta mucho más sencillo conocer el estado real de las operaciones de una empresa.

Gestión de facturas desde la aplicación

Una de las funciones más importantes de Orbayu es la gestión de facturas.

Las facturas son una parte esencial de prácticamente cualquier negocio. Una empresa necesita emitir facturas a sus clientes y, al mismo tiempo, recibe facturas de proveedores.

Cuando el volumen de operaciones aumenta, organizar correctamente toda esa documentación puede convertirse en un trabajo considerable.

Orbaiu permite centralizar las facturas dentro de la plataforma para facilitar su gestión y seguimiento.

De esta manera, el usuario puede tener una visión más ordenada de la documentación relacionada con sus operaciones y evitar depender exclusivamente de correos electrónicos, carpetas locales o archivos repartidos entre diferentes herramientas.

La centralización también puede ayudar a reducir uno de los problemas más frecuentes en la administración: perder tiempo buscando documentos.

Inteligencia artificial aplicada a las facturas

La app de Orbaiu incorpora además funcionalidades basadas en inteligencia artificial para trabajar con documentación y facturas.

La inteligencia artificial puede utilizarse para analizar determinados datos de una factura y ayudar a detectar posibles anomalías o errores.

Aspectos como los importes, la numeración de las facturas, determinados datos fiscales, el IVA o posibles documentos duplicados pueden requerir comprobaciones.

Automatizar parte de este análisis puede resultar especialmente útil cuando una empresa gestiona un volumen elevado de documentación.

En lugar de entender la inteligencia artificial únicamente como una herramienta para generar contenido, Orbaiu la aplica a un problema empresarial concreto: reducir el trabajo administrativo y ayudar a controlar mejor la información que circula por una organización.

Conexión con las cuentas bancarias

Otra de las funcionalidades destacadas de Orbaiu es la posibilidad de conectar información bancaria con la gestión empresarial.

La aplicación utiliza tecnología de Open Banking para trabajar con las cuentas bancarias de la empresa.

Esto resulta importante porque una parte considerable de la administración de cualquier negocio consiste en comparar lo que aparece en las facturas con lo que realmente ha ocurrido en el banco.

Una empresa puede haber emitido una factura, pero necesita saber si el cliente ya la ha pagado. De la misma manera, puede recibir una factura de un proveedor y posteriormente necesitar identificar el movimiento correspondiente al pago.

Cuando la información bancaria y la facturación están conectadas, este proceso puede resultar mucho más sencillo.

Aquí entra en juego otra función importante de la app: la conciliación bancaria.

La conciliación consiste, de manera simplificada, en relacionar los movimientos que aparecen en las cuentas bancarias con las operaciones registradas por la empresa.

Tradicionalmente, esta tarea puede implicar revisar movimientos bancarios y compararlos manualmente con facturas.

Orbaiu busca automatizar este proceso relacionando la información bancaria con la documentación correspondiente.

Esto permite tener un mayor control sobre qué facturas han sido cobradas, cuáles han sido pagadas y cuáles siguen pendientes.

Para una pequeña empresa puede representar un ahorro de tiempo. Para una organización que gestiona cientos o miles de operaciones, la automatización de este tipo de procesos puede adquirir todavía más importancia.

Control de cobros y pagos

La conexión entre facturación y bancos también facilita el seguimiento de cobros y pagos.

Saber cuánto ha facturado una empresa es importante, pero no es exactamente lo mismo que saber cuánto dinero ha cobrado.

Una factura puede estar emitida y continuar pendiente durante días o semanas.

Por eso, disponer de información sobre el estado de las operaciones permite obtener una visión más precisa de la situación del negocio.

La app de Orbaiu busca facilitar este seguimiento conectando los diferentes elementos de una operación.

En lugar de comprobar manualmente una factura y posteriormente acceder al banco para buscar el ingreso correspondiente, la plataforma pretende reducir este tipo de tareas repetitivas.

Gestión de clientes y proveedores

La actividad de una empresa no se limita a sus facturas. Detrás de cada operación existen clientes, proveedores y relaciones comerciales.

Orbaiu también está orientado a organizar y conectar esta información.

La plataforma plantea una forma de trabajar en la que diferentes empresas puedan relacionarse digitalmente, facilitando el intercambio de información y documentación.

Esta característica es especialmente interesante porque transforma el concepto tradicional de un programa de gestión.

Un software convencional puede funcionar como una herramienta aislada utilizada internamente por una empresa. Orbaiu, en cambio, plantea una red en la que las empresas pueden estar conectadas.

Esto puede ayudar a reducir intercambios innecesarios de correos electrónicos, documentos duplicados y procesos manuales entre clientes y proveedores.

Pedidos, proformas y operaciones comerciales

Antes de que exista una factura, normalmente existe una operación comercial.

Dependiendo de la actividad de la empresa, pueden intervenir presupuestos, pedidos, proformas, albaranes u otros documentos.

Orbaiu busca que estas operaciones formen parte de un flujo conectado.

La ventaja de este enfoque es que la información puede mantenerse relacionada a lo largo de las diferentes etapas de una operación.

En lugar de tener un documento independiente para cada paso y posteriormente intentar reconstruir lo ocurrido, la empresa puede disponer de una trazabilidad más clara.

Esto contribuye a mejorar la organización y facilita que diferentes personas puedan entender rápidamente el estado de una operación.

Un entorno centralizado para la documentación

Una empresa genera una enorme cantidad de documentación.

Facturas, pedidos, justificantes y documentos relacionados con clientes y proveedores pueden terminar repartidos entre ordenadores, correos electrónicos, aplicaciones y servicios de almacenamiento.

Orbaiu pretende actuar como un punto central desde el que gestionar buena parte de esta información.

Centralizar la documentación aporta una ventaja muy sencilla pero importante: permite encontrar la información con mayor rapidez.

Además, cuando los documentos están relacionados con las operaciones, clientes y proveedores correspondientes, dejan de ser simplemente archivos almacenados y pasan a formar parte de un sistema de información conectado.

Integración con las herramientas de la empresa

La implantación de una nueva aplicación empresarial puede generar un problema: muchas compañías ya utilizan programas de facturación, ERP u otras soluciones.

Sustituir completamente esos sistemas puede resultar caro y complejo.

La propuesta de Orbaiu contempla la integración con herramientas existentes.

Esto permite plantear la aplicación como una capa adicional de conexión y automatización en lugar de obligar necesariamente a una empresa a empezar desde cero.

La capacidad de integración es especialmente relevante para organizaciones que ya cuentan con procesos establecidos pero quieren automatizar determinadas tareas.

Adaptación a la facturación digital

La facturación empresarial también está evolucionando debido a nuevos requisitos tecnológicos y fiscales.

Orbaiu incorpora funcionalidades relacionadas con Verifactu, buscando ayudar a las empresas a afrontar la transformación de sus procesos de facturación.

La digitalización fiscal está haciendo que las empresas necesiten sistemas capaces no solo de generar una factura, sino también de mantener la información correctamente estructurada y preparada para los nuevos modelos de control y comunicación.

Contar con estas funcionalidades dentro de una plataforma más amplia permite integrar el cumplimiento relacionado con la facturación dentro de los procesos habituales del negocio.

¿Para quién puede resultar útil Orbaiu?

La aplicación puede resultar interesante para distintos perfiles profesionales.

Autónomos y pequeñas empresas pueden utilizarla para reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas. Empresas con un volumen mayor de operaciones pueden aprovechar especialmente la automatización y la centralización de información.

También puede tener aplicaciones en sectores como construcción, comercio electrónico, agencias, servicios profesionales o despachos.

Cada uno tiene necesidades diferentes.

Una empresa de construcción puede gestionar numerosos proveedores y documentos vinculados a diferentes proyectos. Un ecommerce puede tener un gran volumen de operaciones y pagos. Una agencia puede trabajar simultáneamente con numerosos clientes y proveedores.

Aunque los escenarios sean diferentes, todos comparten un problema: cuanto más crece una empresa, más información administrativa tiene que gestionar.

La app como herramienta para ahorrar tiempo

Probablemente uno de los beneficios más fáciles de comprender de Orbaiu sea el ahorro de tiempo.

Muchas tareas administrativas son necesarias, pero aportan poco valor cuando deben repetirse manualmente.

Descargar una factura, guardarla, comprobar su importe, buscar un movimiento bancario, actualizar su estado y comunicarlo internamente son pequeñas acciones que, repetidas cientos de veces, pueden consumir muchas horas.

La automatización busca precisamente eliminar parte de ese trabajo.

Si la aplicación puede relacionar automáticamente documentos, operaciones y movimientos bancarios, las personas pueden dedicar menos tiempo a introducir y comprobar información.