La justicia obliga a cambiar el método de registro de la jornada laboral de una empresa

El pasado 15 de febrero, una empresa que obligaba a sus empleados a fichar en papel fue condenada por la Audiencia Nacional, ya que el tribunal consideró que se estaba incumpliendo la normativa sobre el registro de la jornada del Real Decreto 8/2019.

En la sentencia se indicaba que la empresa “solo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio, con los inconvenientes que ello supone” para que los registros horarios puedan ser consultados por los trabajadores y la Inspección de Trabajo. Además, el tribunal ponía en duda que los registros fueran conservados durante cuatro años, tal y como estipula la ley.

La Audiencia Nacional admite en la sentencia que “la ley no especifica el soporte en el que deben conservarse estos registros, papel o aplicación informática, aun cuando la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción”.

La sentencia no significa, de momento, que se prohíba fichar manualmente

Cuando se conoció la noticia, algunas publicaciones se apresuraron a titular que, a partir de ahora, registrar la jornada en papel está prohibido. Sin embargo, este tipo de afirmaciones están muy lejos de la realidad.

Tania Herrera, asesora jurídica en Inology, compañía de desarrollo de software empresarial que cuenta con Nubhora, solución experta en gestión horaria, explica que “en el caso de esta sentencia, se trataba de una empresa que no conservaba los registros en papel ni tampoco se registraban todos los datos, puesto que para el horario de salida se empleaban tiempos estimados. Esto hizo que la Audiencia estimara en parte el recurso, pero por la falta de datos y conservación, no porque el método de registro en papel fuese ilegal”. Debido a que la ley no especifica los métodos válidos para fichar, los tribunales tampoco pueden imponer un soporte para el registro horario.

Sin embargo, “una sentencia como esta puede presionar a las empresas que estén utilizando el fichaje en papel, por temor a futuras demandas, ya que seguramente muchos sindicatos lo denunciarán. No obstante, hasta que no llegue al Tribunal Supremo, no sabremos si este método es conforme a la ley o no. Hay que tener en cuenta que la ley es muy reciente, con una pandemia de por medio”, advierte Tania Herrera.

Prevenir denuncias utilizando soluciones digitales para el registro de la jornada

Las empresas están obligadas a registrar las jornadas de sus empleados desde marzo de 2019, con el objetivo de evitar que los trabajadores realicen horas extra no remuneradas.

Sin embargo, un informe realizado por el Servicio de Estudios Confederal de la UGT del pasado año denunciaba que en muchas empresas la obligación de fichar todavía es papel mojado. El sindicato denuncia, por ejemplo, que de los 320 millones de horas extra realizadas en 2020, se pagaron poco más de la mitad.

Las empresas que desean garantizar el cumplimiento de la ley en materia registro horario y remuneración de las horas trabajadas utilizan soluciones tecnológicas para la gestión del tiempo en la organización. Las herramientas digitales diseñadas para este propósito ofrecen la máxima objetividad y fiabilidad de los datos introducidos, así como la posibilidad de fichar desde cualquier lugar y dispositivo.

De este modo, tanto la empresa como el trabajador tienen un mayor control sobre la duración efectiva de la jornada, mejorando la visibilidad, consulta y almacenamiento de todos los datos. Sin duda, la transparencia en los registros horarios es la mejor forma de prevenir potenciales denuncias por incumplimiento de la normativa laboral.