Los tiques de papel y boli pueden salir muy caros a las pequeñas tiendas canarias con la Ley Antifraude

La nueva normativa endurece las exigencias para comercios. Según los expertos, incumplir puede acarrear multas de hasta 50.000 euros

La ferretería del pueblo, el colmado de toda la vida, la mercería que nunca ha cambiado su libreta de cuentas, el guachinche familiar con el mejor vino o la peluquería de siempre... Todas ellas forman parte de la vida diaria de Canarias, de nuestras costumbres y de lo que queremos que perviva en nuestro entorno. Sin embargo, muchas de ellas se enfrentan en estos momentos a un reto vital que puede poner en riesgo su supervivencia: la nueva Ley Antifraude y sus estrictas exigencias.

¿Cuántos de estos espacios tan nuestros mantienen aún la tradición del papel, el boli y la calculadora? Esas cuentas hechas a mano, que sirven de tique (factura simplificada, en términos legales) y que siempre fueron suficientes, ¿podrán seguir siendo?

La respuesta es sí... Pero...

“Las nuevas exigencias legislativas lo complican tanto que resulta difícil pensar a quién podría convenir mantenerse en el papel y boli cuando las ventajas de adaptarse con herramientas modernas y homologadas, como los terminales TPV para negocios, son tan evidentes”, resalta Jorge Santana, director general de Grupo Copicanarias.

Además, “las sanciones por usar sistemas no certificados pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio”, destaca el directivo de una de las empresas más relevantes de Canarias en los procesos de transformación digital que se están llevando a cabo en los comercios de todo el Archipiélago.

El cambio legal inevitable: ¿A quiénes afecta la Ley Antifraude?

Desde enero de 2025 hay plazos claros que ciertos negocios deben cumplir para adaptarse a las nuevas exigencias y evitar así las posibles sanciones.

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal —conocida como Ley Antifraude— obliga a empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación a usar software certificado e inalterable, con trazabilidad total y registros imposibles de manipular.

¿Cuáles son los plazos?

·         Para las empresas (constituidas como sociedades y sujetas al Impuesto sobre Sociedades), el plazo máximo para adaptar su tecnología finaliza el 1 de enero de 2026.

·         Para los autónomos y profesionales, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026.

Y olvídate de rumores: la ley no da más tiempo a quien facture menos o más. El criterio es la tipología de empresa y si se usan o no sistemas informáticos para facturar, no el volumen de ventas.

A partir de las fechas indicadas, todos los comercios que utilicen sistemas informáticos tendrán que usar software homologado y certificado que:

·         Emita tiques y facturas inmutables: cada venta debe registrarse con un software homologado en el Catálogo Oficial de Software Certificado o que integre la API VeriFactu de la AEAT, de modo que selle automáticamente la fecha y hora e impida cualquier modificación posterior.

·         Asigne un CSV y código QR a cada venta: los tiques o facturas deben cumplir las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024, incorporando CSV (Código Seguro de Verificación) y códigos QR que permitan validar cada transacción ante Hacienda.

·         Permita exportación de registros: el software debe permitir también la extracción de los libros de facturación en formatos estándar (Facturae/XML), listos para entregarlos a la AEAT cuando los soliciten.

Traducción: "ni un tique podrá borrarse o alterarse después de emitido. Y Hacienda debe poder ver el 'paso a paso' de cada operación".

¿Y si solo facturas a mano?

Si facturas exclusivamente a mano (talonarios, papel y boli, sin usar ningún programa informático), no estás obligado a cumplir estas nuevas exigencias. La Agencia Tributaria lo confirma expresamente: "siempre y cuando no se expidan facturas o estas se expidan TODAS a mano, es decir, sin utilizar para ello un sistema informático de facturación (SIF)", afirma la aclaración publicada en sus Preguntas Frecuentes sobre los Sistemas Informáticos de Facturación y VeriFactu, aplicables con la nueva ley.

Sin embargo, en el momento que se use cualquier programa informático para facturar, aunque sea ocasionalmente, entonces sí aplica toda la normativa.

¿Qué deberán cumplir los comercios que facturen completamente a mano?

Aunque el negocio no esté obligado específicamente a adaptarse a las nuevas exigencias tecnológicas, sí debe cumplir con la normativa general de facturación, que puede resultar más compleja de lo que parece para un comerciante medio:

Obligaciones básicas que permanecen:

·         Expedir facturas cuando la ley lo exige (ventas a empresas, profesionales, administraciones públicas, o cuando el cliente lo solicite para ejercer cualquier derecho tributario).

·         Incluir todos los datos obligatorios en cada factura: número correlativo, fecha, datos completos del emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo de IGIC aplicado, cuota de IGIC e importe total.

·         Conservar todas las facturas emitidas durante al menos 4 años en perfecto estado de conservación.

·         Llevar un registro de facturas emitidas que permita identificar todas las operaciones realizadas.

¿Una alternativa gratuita para pequeños comercios?

La AEAT ofrecerá una herramienta gratuita de facturación vía formulario web, prevista, según anunció la Administración, para este mes de septiembre de 2025, aunque todavía no está disponible.

Sí se sabe que su funcionalidad será mínima: permitirá generar facturas individuales con QR y envío automatizado a Hacienda, sin módulos de gestión de clientes, inventario o informes contables.

¿Para qué puede servirle al colmado o la ferretería de toda la vida que factura a mano?

·         Para emitir facturas puntuales que necesiten cumplir con los requisitos de QR y CSV, por ejemplo, si un cliente profesional o una administración pública te lo exige.

·         Para generar un registro oficial digital de una venta concreta, sin necesidad de cambiar todo tu sistema de tiques manuales.

Pero, ¡ojo! Para usarla será necesario acceder a la Sede Electrónica con certificado digital o Cl@ve, lo que puede resultar poco ágil para autónomos no familiarizados con estos sistemas.

Además, el proceso manual factura por factura puede ser tedioso para negocios con volumen medio de operaciones.

¿Dónde se complica la cosa?

1.      Control de numeración correlativa: Todas las facturas deben llevar una numeración consecutiva y sin saltos. Si pierdes un talonario o te equivocas en una factura, no puedes simplemente romperla y seguir con la siguiente. Debes justificar cualquier discontinuidad.

2.      Conservación física durante 4 años: Todos los justificantes de papel deben mantenerse legibles, ordenados y localizables. Protegerlos de humedad, deterioro o extravío es esencial: un incendio, una inundación o el paso del tiempo pueden dejarte sin respaldo legal.

3.      Registro manual del libro de facturas emitidas: Aunque no se utilice un programa informático, todas las empresas están obligadas a llevar un registro de todas las facturas expedidas. Anotar día a día cada operación con todos sus datos implica que un error, un olvido o una anotación ilegible pueden generar problemas en una revisión.

4.      Cálculos manuales del IGIC: Sin software que calcule automáticamente, cualquier error aritmético en el IGIC de las facturas puede considerarse un defecto grave en facturación.

5.      Disponibilidad inmediata para inspecciones: Cuando Hacienda solicite el histórico de facturas, debes poder localizarlo y presentarlo inmediatamente. Con documentos físicos dispersos, esto se convierte en una pesadilla logística.

Como explica Jorge Santana: "Mantener el papel y boli será legal, pero no sencillo. Requiere una disciplina y organización que, en la práctica, resulta más compleja que usar un programa certificado. Además, cualquier error humano —que son frecuentes cuando todo se hace manual— puede salir muy caro en una inspección."

Y si no cumples… ¿de cuánto es la multa?

Las sanciones por incumplimiento son severas y van desde multas por defectos en facturación hasta sanciones específicas por usar software no certificado:

Sanciones por facturación defectuosa (artículo 201 LGT):

·         Infracciones graves por defectos en facturación: multa del 1% del importe de las facturas afectadas.

·         Infracciones graves por no expedir o conservar facturas: multa del 2% del importe o, si no puede determinarse, 300 € por factura, lo que resulte más grave.

·         Infracciones muy graves por uso de facturas falsas: multa del 75% del importe de las facturas, que puede duplicarse al 150% si hay reincidencia.

Sanciones específicas por software no certificado (artículo 201 bis LGT):

·         50.000 euros por ejercicio fiscal por utilizar software no certificado o manipulado.

·         Para fabricantes y distribuidores: 150.000 euros anuales por comercializar software de doble uso.

Un ejemplo escalofriante: cuando el software no certificado sale carísimo

Imaginemos una ferretería de Gran Canaria que facture unos 500.000 euros al año y que, por ahorrar en un programa homologado, decida usar un software básico no certificado.

Un día, aparece la inspección de Hacienda y descubre que el sistema no cumple los requisitos de certificación obligatorios.

Según los expertos, la ferretería se enfrentaría a múltiples sanciones:

·         Por usar software no certificado: 50.000 € por cada ejercicio fiscal en que se haya utilizado (artículo 201 bis LGT).

·         Por defectos en la facturación: Hacienda aplicará siempre el criterio más gravoso entre:

o    1% del importe de las facturas afectadas → 1% de 500.000 € = 5.000€

o    300 € por cada factura afectada → si la ferretería emitió 1.000 facturas en el año, la multa sería de 300.000€

En este escenario, la multa aplicable sería de 300.000€, porque es la cifra más alta.

"La clave está en entender que usar cualquier sistema informático para facturar te obliga a que esté certificado", asegura el director de Grupo Copicanarias. "Ya no es opcional: o facturas completamente a mano, o utilizas software homologado. Las medias tintas pueden salir carísimas", advierte.

Con ello, el Estado pretende que las penalizaciones sean tan elevadas que sea prácticamente inviable utilizar software no certificado. La única forma de evitar este riesgo es utilizar exclusivamente software certificado que garantice la inalterabilidad de los datos y el archivo automático de cada operación, o bien facturar completamente a mano sin usar ningún sistema informático.

Las plataformas de facturación y venta que integran la API VeriFactu de la Agencia Tributaria, como WinPOS, se están revelando como los mejores softwares para puntos de venta, ya que están programados para enviar el reporte de cada venta en tiempo real a Hacienda, con acuse de recibo y Código Seguro de Verificación (CSV).

Garantizan así el cumplimiento estricto de la Ley Antifraude y blindan al negocio frente a sanciones desproporcionadas ante cualquier inspección.

¿Qué es VeriFactu y qué tiene que ver con todo esto?

VeriFactu es un servicio web (API) desarrollado por la Agencia Tributaria que utiliza protocolos SOAP sobre HTTPS para asegurar la confidencialidad y autenticidad de las comunicaciones, empleando mensajes XML (basados en el esquema Facturae) para empaquetar los metadatos de cada factura (emisor, receptor, importe, impuestos, fechas, etc.), firmarlos, certificarlos y enviarlos a la AEAT con acuse de recibo válido.

De este modo, VeriFactu automatiza tres procesos clave:

·         Generación de Código Seguro de Verificación (CSV)

·         Envío a Hacienda en tiempo real

·         Recepción de acuse de recibo electrónico

No todos los programas para puntos de venta ofrecen esta funcionalidad, pero algunos proveedores ya la incluyen de serie.

Por ejemplo, detalla el director de Copicanarias: "el software de TPV para comercios que implantamos a nuestros clientes, WinPOS, incorpora VeriFactu de manera nativa, lo que hace que, tan pronto como completas una venta, el tique o factura se sella, se envía y se valida frente a la AEAT sin que tengas que salir de la aplicación".

Para las PYMEs y tiendas canarias, esta integración de VeriFactu en el software de facturación ofrece la ventaja de convertir cada factura en un registro oficial inmediato, reduciendo riesgos de inspección y garantizando que los registros cumplan automáticamente con la normativa.

¿Qué es exactamente un TPV homologado y qué lo distingue de un datáfono?

Es habitual que se confunda el término TPV con el datáfono. Sin embargo, "son cosas muy distintas. Tener un datáfono no significa que tu negocio esté digitalizado", explica Jorge Santana.

"El datáfono es ese aparatito que usas para cobrar con tarjeta o móvil: tecleas el importe, pasas la tarjeta y poco más. Sirve únicamente para procesar pagos, igual que sirve la caja registradora para guardar el dinero".

En cambio, el Terminal Punto de Venta (TPV) "es como el cerebro de una tienda", detalla. Un TPV no solo sirve para cobrar a los clientes, sino que también lleva el control de lo que vende el negocio, el stock que le queda, imprime tiques o facturas con toda la información legal (incluyendo el CSV y el código QR que pide Hacienda) “y, si lo conectas a un buen software, incluso da informes para saber en qué días vendes más o qué productos se mueven mejor”, destaca Santana.

En pocas palabras: "el datáfono es solo la mano que cobra; el TPV es el cerebro que organiza todo el punto de venta", recalca.

De este modo, un TPV homologado, además de imprescindible para cumplir con las exigencias cuando se usan sistemas informáticos de facturación, es una solución que permite a los negocios ser más ágiles y trabajar con menos preocupaciones.

Ventajas reales de la digitalización para comercios

Para quien aún lo mire con recelo, Santana detalla cómo el proceso de transformación digital es mucho más que cumplir con una obligación fiscal: "es dar un paso para que el negocio sea más ágil, seguro y competitivo, sin perder su esencia", explica.

"Incluso para el comercio local más tradicional, estas mejoras se notan desde el primer día", detalla:

·         Menos errores y confusiones: el software calcula automáticamente los importes, aplica correctamente el IGIC y evita pérdidas de tiques o facturas.

·         Control total y orden: cada venta queda registrada con fecha, hora y detalle del producto o servicio, facilitando la gestión y la revisión ante Hacienda.

·         Más tiempo para lo importante: automatizar cobros y facturación libera horas que se pueden dedicar a atender clientes, mejorar el escaparate o desarrollar promociones.

·         Mayor confianza del cliente: entregar tiques claros, digitales o impresos, transmite profesionalidad y seriedad, generando fidelidad.

·         Adaptación a hábitos actuales: permite pagos con tarjeta, móvil o Bizum y el envío de facturas por email o WhatsApp de manera rápida y segura.

·         Información al instante: consultar ventas, inventario y estadísticas desde cualquier dispositivo, incluso a distancia, para tomar decisiones en tiempo real.

·         Menos papeleo y más sostenibilidad: reducir el uso de papel ahorra costes y espacio, además de ser un gesto positivo para el medio ambiente.

Más allá del TPV: tecnología que ayuda al día a día del negocio

Sin embargo, tal y como aclaran los expertos, todas estas ventajas no dependen solo del software, sino de la combinación de este con dispositivos robustos y soluciones que conformen un TPV digital completo, seguro y estable. Cada elemento del proceso de digitalización contribuye a que el negocio funcione de manera integrada y eficiente:

·         Software Homologado o con VeriFactu integrado: como el WinPOS, que centraliza facturación electrónica, inventario, registro de clientes y análisis de ventas en tiempo real.

·         Cajas registradoras electrónicas y datáfonos integrados: Permiten cobros rápidos, seguros y directamente vinculados al registro de ventas.

·         Escáneres, lectores de códigos y PDAs portátiles: Automatizan el control de stock y el registro de productos vendidos.

·         Impresoras de tiques y quioscos de autoservicio: Garantizan la emisión de comprobantes legales y facilitan la experiencia del cliente.

·         Avisadores, walkies y portamonedas automáticos: Mejoran la logística interna y la coordinación del equipo, liberando tiempo para atención al cliente y tareas estratégicas.

En conjunto, estos dispositivos permiten que las ventajas de la digitalización se materialicen en el día a día del negocio: mayor control, operaciones más ágiles y cumplimiento legal garantizado.

La digitalización como palanca de futuro para el comercio en Canarias

Con todo ello, se consolida la idea de que, pasar de la libreta y calculadora a un punto de venta digital homologado "es una revolución necesaria para que la ferretería, el colmado o el guachinche sigan siendo referentes en Canarias", afirma Jorge Santana.

Con 25 años de trayectoria en la transformación digital canaria, Grupo Copicanarias acompaña a los comercios en esta transición, con soluciones tecnológicas adaptadas a la normativa vigente, fáciles de usar y accesibles para todos los negocios canarios.

Su director general invita a "aquellos negocios que aún no hayan arrancado su proceso de digitalización o que tengan inquietudes al respecto, que no duden en contactarnos: estamos totalmente comprometidos con conseguir que la transformación tecnológica de los negocios canarios les permita mantener su esencia y que sigan siendo únicos", resalta Santana.