Verifactu entra en escena: así funciona el nuevo sistema de facturación que llegará en 2026
Verifactu entra en escena: así funciona el nuevo sistema de facturación que llegará en 2026
Claves rápidas
A partir de 2026 se activa en España el marco de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), que introduce dos formas de cumplimiento: modalidad VERI*FACTU (envío en línea de los registros a Hacienda) y modalidad no verificable (conservación segura sin envío). Para las empresas sujetas a Impuesto sobre Sociedades, la fecha de referencia es el 1 de enero de 2026; para el resto de empresas y autónomos, el 1 de julio de 2026. Todas las facturas deberán incluir código QR y la trazabilidad quedará garantizada con hash y registro de eventos.
En este contexto, entender cómo funciona Verifactu ayuda a planificar la adaptación del software, los procesos de venta y la relación con la asesoría contable desde ahora.
Qué es Verifactu y qué cambia en 2026
Verifactu es la modalidad de cumplimiento que remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación (no la factura completa) de cada documento emitido. Estos registros tienen un formato estándar y se generan simultáneamente o inmediatamente antes de la expedición de la factura. Junto a Verifactu coexiste la modalidad no verificable, en la que la empresa no envía los registros en línea, pero debe conservarlos con requisitos reforzados de seguridad, firma y trazabilidad, y poder exportarlos cuando la Administración lo requiera.
Desde la entrada en vigor para cada colectivo, todas las facturas —completas o simplificadas— deberán incluir un código QR, y las emitidas bajo Verifactu incorporarán además la leyenda “VERI*FACTU”. El objetivo es asegurar que no se pueden manipular y que queda rastro de cualquier evento relevante del sistema de facturación.
A quién afecta (y quién queda fuera)
El marco SIF afecta a quienes realizan actividades económicas y están obligados a expedir facturas. Dos matices a tener en cuenta:
• Convivencia con el SII: las empresas que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) continúan con ese régimen. A la hora de evaluar la adopción de Verifactu, conviene revisar la coexistencia técnica entre SIF y SII y la hoja de ruta interna de sistemas.
• Territorios con normativa propia: en territorios forales existen sistemas específicos (p. ej., TicketBAI en Euskadi). La planificación debe coordinarse con la normativa aplicable en cada ámbito territorial.
Fechas clave: empresas, autónomos y transición
• 1 de enero de 2026: referencia para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2026: referencia para autónomos y el resto de empresas no incluidas en el primer grupo.
En paralelo, los fabricantes de software deben comercializar soluciones con capacidad de remisión y con los mecanismos de seguridad exigidos. Para negocios con muy bajo volumen de facturas, Hacienda pondrá a disposición un aplicativo web simplificado que genera facturas con QR y conserva el registro de alta en modalidad Verifactu.
Cómo funciona una factura con Verifactu: del TPV a Hacienda
1) Emisión en un SIF adaptado
La factura se crea en un Sistema Informático de Facturación (SIF) que incluye:
• Generación del registro de alta para cada factura, con campos estándar y encadenamiento criptográfico mediante hash del registro anterior.
• Registro de eventos del sistema (altas, anulaciones, cambios de configuración, incidencias, etc.).
2) Remisión en línea (modalidad Verifactu)
En Verifactu, el SIF envía automáticamente el registro de facturación a la Sede Electrónica de la AEAT de forma continua, segura, íntegra e instantánea.
Si hay incidencias (cortes de conexión, caídas de servicio), el sistema no detiene la facturación: marca la situación y reanuda el envío cuando se restablece la conectividad.
3) Código QR y leyenda
La factura incorpora código QR con la información necesaria para comprobar su validez. Si se emite bajo Verifactu, también incorpora la leyenda de sistema verificable.
4) Conservación y consultas
• En Verifactu, la custodia de registros corre a cargo de la AEAT, eximiendo al emisor de mantenerlos durante años.
• En la modalidad no verificable, la empresa conserva los registros y debe poder firmarlos, exportarlos y mostrar su integridad cuando se le requiera.
¿Verifactu o no verificable? Criterios prácticos para decidir
A la hora de escoger modalidad, cada negocio debería ponderar:
• Carga operativa: Verifactu reduce la carga de conservación y exportación de registros, y simplifica requerimientos futuros. La modalidad no verificable exige más controles internos y gestión documental.
• Infraestructura: Verifactu exige conectividad estable; si tu entorno tiene limitaciones de red, revisá políticas de reintentos y cola de envíos.
• Integraciones: empresas con múltiples puntos de venta o ERP complejos pueden optar por soluciones “duales” que permitan operar con Verifactu en algunas líneas y no verificable en otras, siempre sin mezclar operaciones dentro del mismo SIF.
• Coexistencia con SII: si ya estás en SII, evaluá si conviene mantener ese circuito y cómo integrarlo con tu SIF adaptado para 2026.
• Escalabilidad: si pensás crecer o abrir nuevos canales de venta, Verifactu suele anticipar mejor los controles y la automatización de obligaciones.
Para aterrizar la decisión y planificar el despliegue, podés revisar con tu asesoría cómo funciona Verifactu y qué implica en tu circuito actual de ventas, cobros y contabilidad.
Requisitos técnicos mínimos del SIF (resumen operativo)
• Capacidad de remisión de registros a la AEAT (aunque optes por no verificable, el sistema debe poder enviar cuando haya requerimiento).
• Integridad e inalterabilidad: uso de hash encadenado entre registros y controles para impedir manipulaciones.
• Registro de eventos del sistema, con conservación durante el período de prescripción.
• Exportación de registros de facturación y de eventos en formatos estandarizados.
• Soporte de QR en todas las facturas y leyenda “VERI*FACTU” cuando corresponda.
• Declaración responsable del fabricante o responsable del software, asegurando el cumplimiento del Reglamento.
Flujo de adaptación recomendado (pymes y autónomos)
1. Inventario de puntos de emisión: TPV, e-commerce, facturación manual, apps móviles, centros de trabajo.
2. Mapa de procesos: desde el pedido hasta el asiento contable y el cobro; identificá duplicidades y “cajas negras”.
3. Decisión de modalidad: Verifactu por defecto cuando busques simplicidad y menos carga de custodia; no verificable si existen restricciones operativas que lo justifiquen.
4. Pruebas en entorno controlado: pilotá con una línea de negocio o un centro antes del corte general.
5. Plan de contingencias: define reglas de reintento ante caídas, y protocolos de anulación/rectificación.
6. Formación: operativa de QR, manejo de incidencias, cierres de caja con envíos pendientes, y relación con la asesoría.
7. Auditoría de cierre: checklist de declaración responsable, exportaciones, y trazabilidad validada.
Qué pasará con Excel, Word y plantillas sueltas
El uso de herramientas no adaptadas (hojas de cálculo, documentos o generadores que no cumplan los requisitos) dejará de ser válido en los circuitos de facturación que entren en el ámbito del Reglamento. La excepción será el aplicativo simplificado de la AEAT para quien no necesite un SIF propio. En el resto de casos, la emisión deberá realizarse en un SIF conforme, bien en Verifactu o en no verificable.
Casos cotidianos: comercio, hostelería y servicios
• Comercio minorista con varios TPV: podés tener un TPV en Verifactu (tienda céntrica con buena conectividad) y otro en no verificable (kiosco con 4G irregular). Cada SIF debe mantener su modalidad consistente; no se puede alternar dentro del mismo sistema.
• Hostelería con alto volumen de tickets: Verifactu simplifica la custodia de registros; el QR en tickets simplificados facilita comprobaciones.
• Servicios profesionales: si emitís pocas facturas, el aplicativo simplificado puede encajar, aunque no admite facturas simplificadas ni múltiples destinatarios.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu será obligatorio para todos?
En 2026 se exige operar con un SIF adaptado. La remisión en línea (Verifactu) es una modalidad válida y recomendada, pero también existe la modalidad no verificable, con mayores cargas de conservación y control. La decisión puede revisarse y cambiarse, aunque con permanencia mínima hasta fin de año natural una vez optado por Verifactu.
¿Qué pasa si se corta Internet o la Sede no responde?
No se detiene la facturación. El sistema marca incidencia y reintenta los envíos hasta completarlos. Es clave configurar colas y alertas para resolver atascos.
¿El QR es obligatorio en todas las facturas?
Sí, desde la entrada en vigor para cada contribuyente, todas las facturas —completas y simplificadas— incorporan QR. En Verifactu, además, figurará la mención VERI*FACTU.
¿Cómo convive con el SII?
Las empresas en SII mantienen ese régimen. La estrategia debe coordinar SIF + SII, especialmente en la exportación y conciliación de datos.
¿Puedo usar soluciones distintas en negocios diferentes?
Sí. Podés tener varios SIF con modalidades diferentes (uno en Verifactu y otro en no verificable), siempre que cada SIF mantenga su modo de forma consistente.
¿Habrá aplicativo gratuito de Hacienda?
Sí, la AEAT ofrecerá un formulario web para pequeños emisores sin SIF propio. Genera facturas con QR y conserva el registro en Verifactu, con limitaciones (no sirve para facturas simplificadas ni múltiples destinatarios).
Checklist express para llegar a 2026 sin sobresaltos
• Elegir modalidad (Verifactu / no verificable) por línea de negocio / SIF.
• Exigir a tu proveedor de software la declaración responsable y la capacidad de remisión.
• Configurar QR y leyendas visibles en plantillas.
• Definir políticas de anulación y rectificación con registro y hash.
• Probar escenarios de caída y reintentos.
• Formar a caja, ventas y administración.
• Alinear con tu asesoría la preparación de libros y modelos usando los registros.
Para profundizar en la operativa diaria y en el flujo técnico del registro y la remisión, revisá cómo funciona Verifactu con tu proveedor y tu asesoría, y definid un piloto con datos reales antes del corte de 2026.
Cierre: por qué conviene decidir ahora
Aunque 2026 parece cerca pero “aún queda”, el trabajo real está en mapear procesos, elegir modalidad por SIF, y probar. Las pymes que arrancan ya con Verifactu suelen reportar menos fricción en auditorías internas y un ahorro en la gestión de requerimientos. Las que opten por no verificable también cumplen, pero deben invertir más en gobernanza de registros.
Si estás planificando la transición, vale la pena arrancar por un piloto en un punto de venta o línea de servicios y extender luego al resto. La coordinación temprana con la asesoría evita sorpresas en cierres y declaraciones trimestrales.
