Verifactu y la pequeña empresa: guía definitiva para cumplir sin dificultades

La cuenta atrás ha comenzado para las pymes y autónomos de Lanzarote. A partir de 2026, una nueva normativa llamada Verifactu cambiará para siempre cómo se emiten las facturas y su registro.

El próximo 1 de enero, con la entrada en vigor del sistema de facturación Verifactu, se acabaron las facturas en Word o en Excel, pero también con los programas informáticos que no cumplan con la nueva normativa.

Lo bueno es que adaptarse puede resultar muy sencillo si se conocen los pasos a dar. En esta guía definitiva te explicamos todo lo que necesitas saber: qué es Verifactu, a quién afecta en Canarias,  los plazos de entrada en vigor a tener en cuenta y, lo más importante, qué has de hacer para cumplir y evitar problemas con tu facturación.

¿Qué es Exactamente Verifactu y cómo afecta en Canarias?

Menos fraude, más seguridad para todos.

Verifactu es el nuevo reglamento de la Agencia Tributaria que obliga a que los programas informáticos de facturación garanticen la seguridad, inmutabilidad y trazabilidad en la emisión de facturas, con el objetivo de acabar con el fraude fiscal y la posibilidad de que existan dobles contabilidades. 

De hecho, ya no se podrán borrar o modificar facturas, y cualquier cambio exigirá la realización de una factura rectificativa.

Conviene aclarar que no se trata de un software que haya que comprar a Hacienda, sino de un sello o certificación que los programas de este tipo deben tener. Además, la normativa aplica en todo el territorio nacional incluyendo las islas, por los que los empresarios y autónomos de Canarias también deben cumplir con Verifactu, por más que aquí se tribute con el IGIC en vez de por el IVA, debido al distinto régimen fiscal existente con respecto a la Península.

Así, pues, es esencial afrontar este cambio fundamental con garantías; y ya que es preciso evaluar la implantación de un sistema de facturación Verifactu, conviene apostar por una opción que, al margen de cumplir la ley, además ayude a la gestión diaria de la empresa o negocio.

El Calendario de Verifactu: apunta estas fechas clave 

No lo dejes para el último día.

• Desde el 29 de julio de 2025: los desarrolladores de software solo pueden vender programas adaptados. Si vas a comprar un programa nuevo o suscribirte a un servicio de facturación online ya deben ser compatibles.
• 1 de enero de 2026: fecha límite para que las sociedades de cualquier tipo usen Verifactu.
• 1 de julio de 2026: Fecha límite para que los autónomos (personas físicas) facturen con el nuevo sistema.

Todavía tienes todo lo que queda de 2025 para adaptarte, pero debes empezar ya a analizar opciones, decidir y planificar la transición, con la meta puesta en evitar las prisas y agobios de última hora.

Guía práctica: checklist para adaptar tu negocio paso a paso

Tu hoja de ruta para cumplir sin errores.

Para facilitarte las cosas, aquí te ofrecemos una lista de pasos a dar para cumplir con Verifactu, sin problemas ni calentamientos de cabeza.

1. Analiza cómo facturas ahora: ¿utilizas un programa antiguo, Excel o todavía facturas en papel? Tendrás que dejar estos métodos de facturación porque no cumplen con la normativa.
2. Habla con tu proveedor de software de facturación si tienes uno: en caso de usar ya un programa o servicio online para hacer facturas digitalmente, pregunta si su software estará certificado antes de la fecha límite de 2026. Es muy importante que solicites una confirmación por escrito y una declaración responsable. La responsabilidad de que el programa cumpla es del desarrollador.
3. Si lo necesitas, busca y elige un nuevo software: el criterio básico sería apostar por una herramienta que garantice generación de facturas con código QR, la inalterabilidad de los registros y el encadenamiento de facturas. Requisitos que exige Verifactu. Adicionalmente, valora que la elección de soluciones en la nube te asegura actualización automática y sistema de copias de respaldo. 
4. Antes de decantarte por ninguna opción, aprovecha las demos gratuitas de los softwares de facturación para valorar si se trata de herramientas intuitivas y fáciles de usar, así como si se adaptan bien a tu negocio.
5. Cerciórate de que sea un software certificado, que guarde un registro seguro de todo por si hay una inspección. En contra de los falsos mitos que circulan sobre Verifactu, no habrá que enviar obligatoriamente las facturas a tiempo real a la AEAT. La posibilidad de mandar estos datos es voluntaria, y en un futuro podría agilizar cuestiones como la presentación de impuestos, pero la decisión de hacerlo es tuya.
6. Planifica la transición: define cuándo harás el cambio, e importa tus datos de clientes y productos o servicios al nuevo sistema. Si tienes un equipo, enseña a quien haga las facturas el nuevo procedimiento, haciendo un especial hincapié en la importancia de no borrar registros, y usar siempre facturas rectificativas para cualquier eventualidad.

Las sanciones: la razón de más peso para no ignorar Verifactu 

El coste de mirar para otro lado.

Ten en cuenta que conforme entre en vigor Verifactu en 2026, para el empresario o autónomo usar un software no certificado puede sancionarse con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio fiscal. Mientras que para los fabricantes de software, las multas pueden alcanzar los 150.000 euros. 

De ahí que resulte clave la inversión en una herramienta de facturación que cumpla estrictamente con la nueva normativa de Verifactu, lo que te pueda suponer económicamente va ser una cantidad simbólica en contraposición al importe de la multa a la que te expondrías de no hacerlo.

Una oportunidad para modernizar tu negocio 

Aunque nazca como una obligación legal, Verifactu es una excelente oportunidad para digitalizar y profesionalizar la gestión de tu empresa, por la sencilla razón de que las mejores herramientas de facturación certificadas que ya están disponibles ofrecen infinidad de funcionalidades adicionales, recursos que te ayudarán a mejorar la gestión de tu negocio y a transformarla en clave digital

Adelantarte a la norma te dará tranquilidad, te evitará problemas futuros con Hacienda y, también, mejorará la eficiencia a la hora de llevar el día a día de tu negocio en Lanzarote o en cualquier punto de las Islas Canarias donde estés ubicado.